GDPR pro salony
Salon je správcem osobních údajů svých klientů. Tato stránka obsahuje vzory, které si můžete vzít a upravit. Žlutě označená místa doplňte podle svého provozu.
Co musí salon udělat
- Zveřejnit klientům informace o zpracování údajů (vzor A), třeba na webu, a dát na ně odkaz u rezervací.
- Vést záznamy o činnostech zpracování (vzor B).
- Vyřídit žádosti klientů do jednoho měsíce (vzor C).
- Zápis zdravotních údajů do poznámek omezit na to, co opravdu potřebujete a k čemu máte právní důvod (vzor D).
- Závažný únik údajů nahlásit do 72 hodin Úřadu pro ochranu osobních údajů (vzor E).
- Se všemi poskytovateli, kteří pro vás s údaji pracují, mít zpracovatelskou smlouvu. Tu s námi uzavíráte objednávkou. U poskytovatelů, u kterých máte vlastní účet, ji přijímáte v jejich podmínkách.
Vzor A: Informace pro klienty
Ochrana osobních údajů
Správce: název salonu, IČO, adresa, e-mail, telefon.
Rezervace a poskytnutí služby. Zpracováváme vaše jméno, e-mail, telefon, historii rezervací a poznámky k nim. Bez nich rezervaci neuděláme. Právním základem je plnění smlouvy, čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR. Údaje uchováváme 3 roky od poslední návštěvy.
Připomenutí termínu. Posíláme e-mail nebo SMS s potvrzením a připomenutím termínu jako součást služby.
Účetnictví. Doklady uchováváme po dobu stanovenou zákonem, právním základem je právní povinnost.
Dárkové poukazy. Jméno a kontakt kupujícího zpracováváme k vyřízení objednávky po dobu platnosti poukazu a stanovenou zákonem.
Novinky e-mailem. Stávajícím klientům můžeme posílat nabídky podobných služeb. Každý e-mail obsahuje možnost odhlášení. Ostatním jen se souhlasem.
Komu údaje předáváme. Poskytovatelům, kteří pro nás zajišťují provoz rezervačního systému, rozesílku e-mailů a SMS, platební bránu a účetnictví. Někteří mohou údaje zpracovávat i mimo Evropský hospodářský prostor, vždy na základě rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně nebo standardních smluvních doložek. Údaje neprodáváme.
Vaše práva. Máte právo na přístup, opravu, výmaz, omezení zpracování, přenositelnost a námitku. Stačí napsat na e-mail salonu. Stížnost můžete podat u Úřadu pro ochranu osobních údajů, uoou.gov.cz.
Vzor B: Záznamy o činnostech zpracování
Povinnost podle čl. 30 GDPR se týká i malých provozů, protože evidence klientů není jen příležitostná.
| Činnost | Účel a základ | Údaje a subjekty | Příjemci | Doba |
|---|---|---|---|---|
| Rezervace a klientská evidence | Poskytnutí služby, plnění smlouvy | Klienti: jméno, kontakt, rezervace, poznámky | Poskytovatelé rezervačního systému a e-mailu | 3 roky od poslední návštěvy |
| Účetnictví | Právní povinnost | Klienti: fakturační údaje | účetní | Podle zákona |
| Dárkové poukazy | Plnění smlouvy | Kupující: jméno, kontakt | Poskytovatelé systému a e-mailu | Platnost poukazu, pak podle zákona |
| Novinky e-mailem | Oprávněný zájem nebo souhlas | Klienti: e-mail | Poskytovatel rozesílky | Do odhlášení |
Správce: název, IČO, kontakt. Zabezpečení: přístup do administrace chráněný heslem, šifrované spojení, zámek zařízení.
Vzor C: Když klient požádá o své údaje nebo výmaz
- Ověřte, že žádost píše opravdu daný klient, třeba z e-mailu nebo telefonu, který u vás má.
- Kopii údajů získáte v administraci: Nastavení, Vaše data, Stáhnout všechna data. Pošlete klientovi jen jeho řádky.
- Výmaz provedete v administraci smazáním klienta. Zachovejte jen doklady, které musíte uchovat ze zákona.
- Odpovězte do jednoho měsíce.
Dobrý den, na základě Vaší žádosti ze dne datum jsme smazali Vaše údaje z naší klientské evidence. Zachovali jsme pouze účetní doklady, které musíme ze zákona uchovávat. S pozdravem jméno salonu.
Vzor D: Zdravotní údaje
Zdravotní údaje jsou zvláštní kategorie údajů. Do poznámek je zapisujte jen pokud je to pro bezpečné provedení služby nezbytné, například alergie. Vyžádejte si k tomu výslovný souhlas a uchovejte ho.
Souhlasím, aby název salonu evidoval údaje o mém zdravotním stavu, které jsem sdělil(a) (např. alergie, kontraindikace), za účelem bezpečného poskytnutí služby. Souhlas mohu kdykoli odvolat na e-mail salonu. Datum a podpis: doplnit.
Vzor E: Když dojde k úniku údajů
- Okamžitě změňte hesla do administrace a do svých účtů. Napište nám na info@vlastnirezervace.cz.
- Zapište si, co se stalo, kdy, kolika lidí a jakých údajů se to týká.
- Pokud hrozí riziko pro klienty, nahlaste to do 72 hodin Úřadu pro ochranu osobních údajů, uoou.gov.cz.
- Pokud je riziko vysoké, informujte i dotčené klienty.